FDP-GEIDE™  est un logiciel qui permet de réunir l’ensemble des documents et informations de l’entreprise dans un format électronique, consultable en réseau tout en facilitant le classement (indexation), la recherche et le suivi des tâches (workflow).
Toute l’information fournie aussi bien par les documents « entrants » que les documents « sortants » est accessible via les automates d’indexation.
Les automates d’archivage et d'indexation apportent une réponse adaptée aux besoins les plus fréquents et aussi les plus divers concernant la dématérialisation, l’indexation et l'alimentation de la GED, du worflow et des applications de gestion avec tous documents «entrants» et «sortants».

                   
                     SYNOPTIQUE FONCTIONNEL DE FDP-GEIDE™                                                       

 Fonctionnalités de FDP-GEIDE™

CAPTURE ET INDEXATION
Le scanning est bien encadré pour éviter les erreurs (mauvais enregistrement ou confusion de fichier) et permettre de reprendre un travail interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en préalable à leur indexation, a lieu dans un répertoire propre à l’utilisateur. Les documents sont nommés et stockés automatiquement au bon endroit. Les documents mémorisés de la sorte pourront très bien être regroupés dans un seul fichier PDF de plusieurs pages (les pages de ce PDF peuvent être indexées individuellement.) L’ergonomie du logiciel facilite le travail de classement avec des présélections réactives à la saisie. Les documents scannés peuvent être visualisés à chaque étape. Après validation de l'utilisateur, les documents sont automatiquement convertis au format PDF et enregistrés au bon endroit sur le serveur de document (ce serveur peut être un simple PC).

VISUALISATION – CORRECTION AVANT INDEXATION
Les documents scannés peuvent être visualisés (zoom possible) pour vérifier que le passage au scanner s'est bien déroulé. Si le document a été scanné dans le mauvais sens, des boutons permettent de le pivoter avant de l'enregistrer.

CLASSEMENTS MULTICRITERES
Dans le paramétrage d’un type de document, vous déterminez des critères de classement qui se matérialisent sous la forme de nouveaux menus déroulants sur l’interface d’indexation et de nouveaux onglets sur le moteur de recherche. Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie avec les index (mots clés, dates ou valeurs) correspondant aux critères que vous avez choisis. Ces champs s’ouvrent à la façon d’un menu déroulant en offrant la possibilité d’accéder directement à un index de classement préexistant ou d'en saisir un nouveau.

SIMPLICITE DE LA RECHERCHE
Le moteur de recherche est avant tout une interface simple pour interroger des bases documentaires de façon visuelle (sans connaissance technique particulière). Les recherches peuvent être complexes (croisement de critères, recherches ou exclusions par mots, valeurs ou intervalles de dates). Mais l'utilisateur ne s'en aperçoit pas tant l'ergonomie a été réfléchie. Les sélections et exclusions de mots clés, de valeurs ou d'intervalles de dates sont composées sur un seul écran grâce à un ingénieux système d'onglets qui offre un accès direct à chaque critère de classement. Cette interface est conçue pour être accessible à tout public sans limiter la richesse fonctionnelle.

RECHERCHE MULTICRITERES INTUITIVE ET ERGONOMIQUE
La recherche est facilitée par un système d'onglets, qui aménage l'espace pour une sélection progressive et intuitive des index de recherche en maintenant la visibilité.
Les requêtes croisées peuvent être riches mais sont scénarisées en toute simplicité onglet après onglet. Les requêtes sont mémorisées durant la session et peuvent être sauvegardées pour un usage répété dans des sessions ultérieures.
Chaque critère correspond à un onglet qui ouvre une interface conçue pour :
- naviguer dans la liste des index du critère et mettre les sélections dans un panier.
- créer des conditions sur ce critère (« contenant xxx », « différent de xxx », « > à xxx »,  « < à xxx », « entre xxx et yyy »)
Une requête multicritère se scénarise  onglet par onglet (elle est mémorisée pour chaque onglet). Les conditions de sélection pour un « critère » se cumulent suivant une logique booléenne avec des « OU » inclusifs. Les sélections faites pour plusieurs critères limitent la sélection suivant une logique booléenne avec des « ET ».
Cette ergonomie permet aussi d'exclure facilement des documents de la collecte avec une vision claire sur ce que l'on fait à chaque étape.

VISIBILITE LISTES INTERACTIVES
FDP-GEIDE™ apporte en outre une bonne visibilité sur l'ensemble des documents trouvés en affichant une liste de collecte pour chaque recherche. Cette liste de documents trouvés apporte une visibilité d'ensemble et la possibilité d'affiner la recherche en sélectionnant des lignes de résultats à la souris. A partir de cette liste, on sélectionne tout ou partie des documents trouvés et on passe ensuite à l'affichage des documents PDF. Les principales colonnes de cette liste correspondent aux critères de classement et contiennent les index. Cette liste peut être ordonnée par colonne pour regrouper les lignes en fonction d’un index pour une meilleure lisibilité.

CLIENT LEGER
Avec le module FDP-GEIDE-WEB™, la consultation des documents est accessible en client léger avec un navigateur tout en restant dans un environnement sécurisé.
Pas d’installation sur le poste client.

FDP-GEIDE-WEB™  est une gestion électronique de documents en mode Web (GED client léger avec Internet Explorer)
Cette version est destinée à la publication d'archives sur les Intranets ou sur le Net au travers d'une consultation par un navigateur comme IE6
.

 

GENERALITES
FDP-GEIDE-WEB™ fonctionne sur un serveur Apache en PHP5 avec une base de données centralisée (DB2 sous iSeries ou MySQL5 sous Windows ou Linux). La base de données recense les emplacements de chaque document, les autorisations de consultation et les critères d'indexation associés. Elle peut être alimentée de façon manuelle ou automatique avec des sources documentaires très diverses y compris les documents en provenance des applications de gestion (voir FDP-INDEX™)
L’ergonomie de recherche et de consultation de la version Windows ont été transposées sous Internet Explorer 6. L'interaction s'effectue en grosse partie en "local" avec un affichage immédiat des sélections de l'utilisateur (technologie JavaScript). Cette version gère également l'extraction des pages qui ont été indexées individuellement. Celles-ci sont regroupées dans un seul PDF.

CONSULTATION INTUITIVE ET ERGONOMIQUE
La recherche est facilitée par un système d'onglets qui aménage l'espace pour une sélection progressive et intuitive des critères de recherche tout en maintenant la visibilité. Chaque requête est conservée durant la session. La liste des documents trouvés permet de les regrouper, de les réordonner et d'affiner la sélection. Les requêtes, qui peuvent être riches, sont composées en mode WYSIWYG pour offrir une richesse fonctionnelle sans connaissance technique particulière.

Un système d’accréditations gère précisément les droits d’accès de chacun de vos collaborateurs. Basée sur les critères d’indexation, la nature du document ou le propriétaire du document, cette sécurisation garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialité de chaque document.
Consultation en PDF pour les utilisateurs autorisés avec possibilité de composer un fichier PDF regroupant tous les documents collectés.
Sécurisation des archives mutualisées par dossier suivant code utilisateur et mot de passe

(un document peut être composé d'une page ou d'une série de pages à extraire d'un spool complètement archivé en PDF).

Sécurisation des archives mutualisées par dossier suivant code utilisateur et mot de passe.
Gestion de l'indexation et des droits d'accès page par page pour les spools archivés en PDF.

(un document peut être composé d'une page ou d'une série de pages à extraire d'un spool complètement archivé en PDF).

L'ARCHIVAGE LEGAL Un intérêt tout particulier doit être porté aux demandes du marché relatives à la dématérialisation qui se situent dans le cadre de ce qu'il est courrant de désigner par "archivage légal", c'est à dire la conservation des documents en tant que preuves.
Les entreprises, qui sont généralement maîtres d'oeuvre en la matière, établissent des cahiers des charges. Ceux-ci sont généralement établis dans le respect de la norme NF Z42-013 qui s'impose comme la référence.
Les logiciels de la suite FDP peuvent être adaptés pour correspondre aux exigences des entreprises dans le cadre qu'elles définiront pour  respecter la norme NF Z 42-013 et des autres normes qui s'imposeront en la matière.

   

NORME AFNOR Z 42-013

La norme AFNOR Z 42-013 définit des spécifications techniques et organisationnelles.
Cette norme fait référence à un ensemble de spécifications sur les dispositifs techniques, les procédures et les démarches organisationnelles qui permettent de garantir l’intégrité des archives.

Dans les grandes lignes il faut :
-    des procédures d'horodatage et d'historisation.
-    l'enregistrement sur supports non réinscriptibles du type WORM*
-    l'enregistrement des index, des archives et des historiques d'actions sur des supports WORM*
-    la mise à disposition de manuels utilisateurs pour le respect des procédures à chaque poste
-    la rédaction d'un Dossier de Description Technique du Système (DDTS)
-    des procédures de contrôle
-    des audits règuliers

*WORM : Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l'écriture de données mais ne permettent pas l'effacement. Il est donc possible d'écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite. Actuellement la NF Z42-013 limite l’usage aux supports WORM optiques (CD-R et DVD-R) mais des travaux sont en cours pour faire émerger une nouvelle norme qui intègrera les WORM logiques (des disques magnétiques avec un firmware qui empêche l’effacement pendant toute la durée de rétention des documents).